この記事でわかること

  • 電話対応が「見えないコスト」になっている理由
  • 時間をお金に換算する計算の手順
  • AIの電話自動応答という選択肢と、向かないケース

電話対応は、経費の明細に出てきません。通話料は出ますが、「出た人の時間」は出ないからです（通話料そのものの見直しは「通信費の見直し」で扱いました）。

でも、人手が足りない会社ほど、この時間が重い。宿のフロント、介護施設の事務、工場の事務所。電話が鳴るたびに手が止まるのは、そのままコストです。

まず、数えてください

計算の前に、実態を1週間だけ数えます。

数えるものどうやって
1日の着信数電話機の履歴か、正の字
1件あたりの平均時間5件くらい測れば十分
誰が出ているか役職と、その人の時給換算
出た後に何が起きるか折り返し、伝言、作業の中断

最後の項目が、一番見落とされています。 電話そのものが3分でも、中断した作業に戻るのに10分かかる。フロントで接客中に鳴れば、目の前のお客様を待たせる。

計算の手順

① 1日の対応時間

着信数 × （通話時間 ＋ 中断からの復帰時間）

例：1日20件 × （3分 ＋ 7分）＝ 200分 ≒ 3.3時間

② 月の対応時間

3.3時間 × 稼働25日 ＝ 約83時間

③ 金額に換算

出ている人の時給換算 × 83時間

例：時給換算2,000円なら、月に十数万円規模の時間が電話に使われている計算になります（あくまで一例です。件数・時間・人件費は会社により大きく異なります）。

ただし、電話は業務の一部です。全部が無駄ではありません。 このうち「サイトに書いてあることを聞かれた」「営業電話だった」分だけが、減らせるコストです。まず、その比率を数えてください。

減らす方法は、3つあります

① そもそも鳴らさない

よくある問い合わせを、サイトやLINEに書いておく。営業時間、アクセス、予約方法、空き状況。電話の半分が「サイトに書いてあること」だった、という会社は多いです。

② 出る人を変える

社長や責任者が出ているなら、事務担当に回す。時給換算が違うので、それだけでコストが変わります。ただし人が足りない会社では、これができません。

③ 一次対応をAIに任せる（電話自動応答）

電話の一次対応をAIの自動応答に任せる形です。用件を聞いて振り分け、営業時間や場所などの決まった質問には自動で答え、それ以外は内容をテキストで担当者に届けて、急ぎのものだけ折り返す運用になります。人が出るのは、AIで済まなかった電話だけです。

AI電話自動応答の向き不向き

私のところでは、AIによる電話自動応答サービスを扱う提携先があります。ただ、向く会社と向かない会社がはっきり分かれるので、先にそこを書きます。

向く向かない
営業電話・決まった質問（営業時間・場所・予約方法）が多いその場で判断が要る電話が多い（クレーム、緊急対応）
電話を取る人がそのまま現場の人電話番専任の人がすでにいる
折り返しの運用を作れる「機械が出る会社」と思われるのが業種的に困る

介護施設は、ご家族からの電話が多く、一次対応の質が信頼に直結します。 人手の問題は「介護施設の採用コスト」とも地続きです。AIに任せるなら、営業電話の振り分けと時間外の受付に絞るなど、範囲を決めたほうがいい。ご家族からの電話は人が出る設計にします。

宿泊施設は、予約の電話をどう扱うかが分かれ目です。予約を取り逃すと売上に直結するので、AIが予約の一次受付までできるか、それとも人につなぐかを先に決めます。

工場は、取引先からの発注・納期確認が中心なので、伝言の正確さが要ります。

費用は提携先の料金体系によります。月額の固定料金が中心で、有人の秘書代行より安く始められるのが一般的です。私が直接運用するわけではないので、詳しくは提携先からご説明します。

電気の話に戻ると

電話対応の時間は、削れば人が楽になる費用です。ただ、金額の見え方がはっきりしないぶん、判断がしにくい。

電気は逆で、金額がはっきり見えます。検針票1枚で試算が出て、下がるなら切り替え、下がらないなら今のまま。判断の軽いものから順にというのが、私の勧める順番です（「会社の経費、どこから見直すか」）。

よくいただくご質問

Q. AIの電話自動応答は、いくらくらいかかりますか

提携先とプランによります。月額数千円台から始められるものがあり、機能と件数で変わります。個別にご案内します。

Q. AIが出ると、お客様に分かりますか

分かります。自動応答であることは隠しません。だからこそ、AIに任せる範囲（営業電話・決まった質問・時間外）と、人が出る範囲（ご家族・取引先・クレーム）を先に分けておくことが大事です。

Q. 夜間や休日だけ頼めますか

時間帯を限定できるサービスが一般的です。営業時間内は自社、時間外だけAIという使い方ができます。

Q. まず何から始めればいいですか

1週間、着信を数えてください。それだけで「思ったより多い」か「そうでもない」かが分かります。

なお、私が扱っているプランには、市場価格に連動するタイプもあります。市場が落ち着いているときはよく効きますが、高騰したときは単価が上がります。値動きを読めないことそのものが負担になる会社には向きません。固定型を選ぶこともできますので、向き不向きは「市場連動プランのメリットとリスク」でお話ししています。

このあとの流れ

電気については、こちらでお手伝いできます。

① 検針票を1枚、メールかLINEでお送りください（撮影1枚でOK。2分ほどで終わります）
② 通常2〜3日ほどで試算をお返しします。この時点でこちらからお電話することはありません
③ 見て検討したい場合だけ、ご連絡ください。お断りのご連絡も不要です

いただいた検針票を電力会社にお渡しするのは、お客様の同意をいただいてからです。試算は無料で、試算後のご契約は任意です（試算だけで費用が発生することはありません）。

経費全体の話は経費削減の窓口にまとめてあります。

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温泉・ホテルの電気代／印刷工場の電気代／介護施設の電気代

書いた人：株式会社fortuna（でんきの窓口）代表 池内裕亮／札幌／北海道の高圧法人を中心に、電力会社23社を扱い（高圧で比較できるのは7社）、電気代の見直しを担当。→ 会社概要

株式会社fortuna（でんきの窓口）は、小売電気事業者23社の販売代理・媒介を行っています。ご提案の際は、契約先となる小売電気事業者名・料金プラン・契約期間・解約時の条件を書面でご説明します。

※記載の計算例は一例です。件数・時間・人件費は会社により異なります。削減をお約束するものではありません。